1 引言

當(dāng)下，科技在全球經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用，黨的十八大明確提出創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展戰(zhàn)略，中國(guó)科學(xué)院作為科技國(guó)家隊(duì)的“火車頭”則在2014 年正式啟動(dòng)“率先行動(dòng)”計(jì)劃，致力于在2030 年全面實(shí)現(xiàn)“率先實(shí)現(xiàn)科學(xué)技術(shù)跨越發(fā)展，率先建成國(guó)家創(chuàng)新人才高地，率先建成國(guó)家高水平科技智庫，率先建設(shè)國(guó)際一流科研機(jī)構(gòu)”的目標(biāo)。另一方面，隨著內(nèi)部科研體制改革的深入發(fā)展和外部社會(huì)環(huán)境的瞬息萬變，科研機(jī)構(gòu)可謂機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存。新時(shí)期，作為科技發(fā)展的重要支撐力量，科研行政管理部門如何適應(yīng)這些變革，推進(jìn)管理創(chuàng)新，提高創(chuàng)新能力，是現(xiàn)代科研機(jī)構(gòu)必須面對(duì)的重要課題。多年來，中國(guó)科學(xué)院在管理體制和運(yùn)行機(jī)制方面進(jìn)行了一系列卓有成效的探索與改革，積累了豐富的管理改革和創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)，但總體上看，科研行政管理工作仍有待優(yōu)化提升。筆者將結(jié)合多年工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)對(duì)科研機(jī)構(gòu)行政管理工作的主要職能、新時(shí)期呈現(xiàn)的新特點(diǎn)及面臨的挑戰(zhàn)以及如何化解難題提升工作能力與水平進(jìn)行簡(jiǎn)要探析。

2 理論與研究假設(shè)

2. 1 科研機(jī)構(gòu)行政管理的主要職能

科研機(jī)構(gòu)行政管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，不僅涉及到其全局性工作，還關(guān)系到日�？蒲泄ぷ髂芊耥樌�進(jìn)行，總體而言，其職能主要包括以下幾個(gè)方面。

( 1) 組織協(xié)調(diào)，保證機(jī)構(gòu)日常運(yùn)轉(zhuǎn)�？蒲袡C(jī)構(gòu)行政管理部門以科技活動(dòng)為中心、科研人員為主體，是上級(jí)部門與科研人員之間溝通的橋梁和紐帶，關(guān)乎科研機(jī)構(gòu)的日常運(yùn)轉(zhuǎn)，其事務(wù)性工作主要包括接待來訪、辦公環(huán)境管理、日常事務(wù)管理、信息管理、辦公資源的采購與調(diào)配等幾個(gè)方面。接待來訪通過熱情周到、耐心細(xì)致、規(guī)范有序的工作有助于樹立機(jī)構(gòu)良好形象; 辦公環(huán)境管理通過創(chuàng)造優(yōu)美、整潔、舒適的辦公環(huán)境提高科研人員的工作效率; 日常事務(wù)管理有助于保證科研工作分工明確、程序合理、有章可循; 信息管理通過信息的開發(fā)、利用、反饋，為科研決策提供依據(jù); 辦公資源的采購與調(diào)配則從合理調(diào)配與利用辦公資源為入口提高辦公資源的使用效率。

( 2) 項(xiàng)目管理，服務(wù)學(xué)科發(fā)展�？蒲许�(xiàng)目是科技創(chuàng)新的載體，科研項(xiàng)目管理則是科技創(chuàng)新的前提和保障，是科研機(jī)構(gòu)行政管理部門的一項(xiàng)重要職責(zé)。如今越來越多的科研專家走上領(lǐng)導(dǎo)崗位，他們本身承擔(dān)著較為繁重的科研任務(wù)，無力顧及科研項(xiàng)目的全程管理。行政管理部門可在項(xiàng)目申請(qǐng)、立項(xiàng)論證、組織實(shí)施、檢查評(píng)估、驗(yàn)收鑒定、成果申報(bào)、科技推廣、檔案入卷的全程管理中積極發(fā)揮輔助作用，將科研人員從一般事務(wù)性工作中解放出來，既能提高科研人員的工作效率，又能實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目的制度化和科學(xué)化管理，促進(jìn)科研項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，服務(wù)科研機(jī)構(gòu)的學(xué)科發(fā)展。

( 3) 溝通聯(lián)絡(luò)，加強(qiáng)內(nèi)外合作交流。如今，科研機(jī)構(gòu)逐漸從規(guī)模小、人員少、形式單一向規(guī)模擴(kuò)大、人員增多、形式多樣化發(fā)展。高水平的行政管理工作有助于實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)內(nèi)部的良好溝通，使各部門相互理解、達(dá)成共識(shí)、配合密切，朝著共同的目標(biāo)不斷努力，以強(qiáng)大的團(tuán)隊(duì)凝聚力確保各項(xiàng)科研任務(wù)的高效完成。此外，隨著科技創(chuàng)新的不斷深入，學(xué)術(shù)交流合作的作用日益凸顯�？蒲袡C(jī)構(gòu)行政管理部門可通過組織國(guó)際間合作交流，使科研人員及時(shí)了解相關(guān)領(lǐng)域的全球科研最新動(dòng)態(tài); 組織不同領(lǐng)域間的交流合作，推動(dòng)不同思想的碰撞，形成多領(lǐng)域、跨學(xué)科的研究成果; 組織重大科技項(xiàng)目間的合作交流，整合不同學(xué)科方向的優(yōu)勢(shì)力量，實(shí)現(xiàn)資源共享; 組織與企業(yè)間的合作交流，推動(dòng)產(chǎn)業(yè)聯(lián)盟發(fā)展，促進(jìn)科研成果產(chǎn)業(yè)化。

( 4) 監(jiān)督反饋，促進(jìn)科研工作不斷優(yōu)化。近年來，黨中央、國(guó)務(wù)院對(duì)科技改革發(fā)展采取了一系列重大舉措，我國(guó)科技事業(yè)發(fā)展進(jìn)入到最好的歷史時(shí)期。有些機(jī)構(gòu)抓住這一良好條件改善科研條件、提高科研活動(dòng)自主權(quán)，使得科技管理更加符合科研規(guī)律，有力推進(jìn)了科技進(jìn)步與創(chuàng)新，激發(fā)了廣大科技人員的創(chuàng)新活力。與此同時(shí)，一系列科研貪腐和學(xué)術(shù)不端行為的曝光也使科研經(jīng)費(fèi)的安全和效率問題越來越受到公眾關(guān)注[3]�？蒲袡C(jī)構(gòu)行政管理部門可發(fā)揮控制監(jiān)督職能，嚴(yán)格對(duì)照部門規(guī)章制度，糾正本部門人事、財(cái)務(wù)等方面的各種偏差，防犯于未然; 監(jiān)控過程中，還可向部門及時(shí)反饋各方動(dòng)態(tài)、意見和建議，助力工作經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的階段性總結(jié)，使科研工作保持正確的發(fā)展方向。

2. 2 科研機(jī)構(gòu)行政管理呈現(xiàn)的新特點(diǎn)及面臨挑戰(zhàn)

新時(shí)期科研機(jī)構(gòu)的行政管理工作出現(xiàn)了新的特點(diǎn)，也面臨更多挑戰(zhàn)，如果不能適應(yīng)這一變革，將成為科技創(chuàng)新及科研體制改革的一大瓶頸。

( 1) 專業(yè)性強(qiáng)———如何服務(wù)到位?絕大多數(shù)科研機(jī)構(gòu)是以腦力勞動(dòng)為主體的知識(shí)密集型組織，行業(yè)專業(yè)性強(qiáng)，專業(yè)技術(shù)人員居多，大多數(shù)科研機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)都是專業(yè)出身，而且還兼顧專業(yè)技術(shù)工作，甚至是某方面的專家，這也給相關(guān)行政管理人員的工作水平提出相當(dāng)高的要求。如何精準(zhǔn)領(lǐng)會(huì)科研人員的意圖? 如何快速高效地提供到位的服務(wù)? 這要求行政管理人員具備過硬的專業(yè)素質(zhì)，能集多種能力于一身，既能熟練處理各種日常事務(wù)，還能掌握科研相關(guān)的專業(yè)背景知識(shí)，不斷拓寬知識(shí)領(lǐng)域，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)。

( 2) 回旋余地小———如何又快又好處理事務(wù)?科研機(jī)構(gòu)行政管理部門多數(shù)直接面對(duì)本部門一線職工，直接辦理事務(wù)、處理問題，難度較大，沒有回旋的余地。而新時(shí)期，外部環(huán)境瞬息萬變，各種事件突發(fā); 機(jī)構(gòu)內(nèi)各部門利益多元化，科研人員需求日益多層次、多樣化，不僅僅滿足于科研工作得以正常運(yùn)轉(zhuǎn)，還希望能夠運(yùn)轉(zhuǎn)得高效、運(yùn)轉(zhuǎn)出成效，工作得順手、生活得舒心。如果行政管理部門不能掌握政策、把握原則、了解事情、服務(wù)周到，及時(shí)地反饋與解決各種利益訴求，科研人員的工作積極性難免受到影響，科研工作也難以持續(xù)有序地展開。

( 3) 繁瑣龐雜———如何協(xié)調(diào)好多方關(guān)系?在科研機(jī)構(gòu)，行政管理部門起著承上啟下、聯(lián)系左右和協(xié)調(diào)各方的作用，行政管理水平的好壞直接關(guān)系到機(jī)構(gòu)的全局性工作的好壞。如果把每個(gè)科研部門比作一個(gè)小家庭，那么行政管理部門就是這個(gè)家庭的大管家，工作瑣碎繁雜，獨(dú)立的事情很多，牽頭的事情不少，每天都有新任務(wù)，每天都有新征程，且許多工作不顯山不露水，忙忙碌碌，默默無聞。如何在分類管理的基礎(chǔ)上協(xié)同分工、明確職責(zé)，分重點(diǎn)、分主次地將重點(diǎn)工作、主要工作圓滿完成，是行政管理部門面臨的一大考驗(yàn)。

( 4) 政務(wù)性、原則性、嚴(yán)謹(jǐn)性要求極高———如何平衡計(jì)劃性與靈活性?隨著我國(guó)科研體制的改革和深入發(fā)展，科研機(jī)構(gòu)在自身發(fā)展目標(biāo)、運(yùn)行機(jī)制、人才培養(yǎng)和管理方式等方面都發(fā)生了較為深刻的變化。行政管理部門對(duì)上對(duì)下對(duì)內(nèi)對(duì)外涉及面廣，說話、處事、行文代表單位，代表領(lǐng)導(dǎo)，政策性、原則性、嚴(yán)謹(jǐn)性要求極高。如有些科研機(jī)構(gòu)從事的許多重大課題屬于國(guó)家機(jī)密，行政管理人員應(yīng)提高保密意識(shí)，采取適當(dāng)措施防止科研信息的外泄。行政管理人員必須具有很高的政治素養(yǎng)和專業(yè)技能，并對(duì)本單位實(shí)際情況了熟于心，做到計(jì)劃性與靈活性相結(jié)合，才能“隨心所欲而不逾矩”。

3 實(shí)證分析

對(duì)現(xiàn)代科研機(jī)構(gòu)而言，行政管理創(chuàng)新的能力和水平對(duì)其科技創(chuàng)新能力的持續(xù)發(fā)展起著重要的保證和促進(jìn)作用。新時(shí)期，相關(guān)職能部門需要樹立服務(wù)、專業(yè)、創(chuàng)新、規(guī)范四大意識(shí)，不斷提高工作效率，保證科研機(jī)構(gòu)的高效運(yùn)行。

3. 1 樹立服務(wù)意識(shí)，做好全方位全能型助手服務(wù)是行政工作的根本，科研機(jī)構(gòu)行政管理部門要做好全能型助手，充分發(fā)揮“橋梁”和“紐帶”的作用: 對(duì)上要做好領(lǐng)導(dǎo)班子的參謀助手，對(duì)下要做好基層的服務(wù)助手，對(duì)內(nèi)要做好管理助手，對(duì)外要做好協(xié)調(diào)助手。具體而言，在管理方面，要對(duì)經(jīng)辦的檔案及材料認(rèn)真核對(duì)，精益求精; 在協(xié)調(diào)方面，需耐心做好與各方的溝通，不能只做領(lǐng)導(dǎo)的傳話筒，以權(quán)壓人; 溝通過程中，應(yīng)親切認(rèn)真，耐心處理問題、化解矛盾; 服務(wù)過程中，應(yīng)堅(jiān)持“大事小事認(rèn)真辦，分內(nèi)事情立即辦，分外事情協(xié)調(diào)辦，一切事情依法辦”的辦事準(zhǔn)則，做到身邊無小事、事事都認(rèn)真、心中有責(zé)任、凡事要盡責(zé)。

3. 2 樹立專業(yè)意識(shí)，加強(qiáng)理論與實(shí)踐學(xué)習(xí)樹立專業(yè)意識(shí)既指面對(duì)專業(yè)技術(shù)人員需掌握相關(guān)領(lǐng)域?qū)�業(yè)知識(shí)，也指服務(wù)方式需具備專業(yè)水準(zhǔn)�？蒲袡C(jī)構(gòu)行政管理部門要重視工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，通過引導(dǎo)其不斷學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)與業(yè)務(wù)技能來提供全體人員整體素養(yǎng); 加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化管理人才的培訓(xùn)，選拔高素質(zhì)、高技能的專業(yè)人才到行政管理崗位開展良性競(jìng)爭(zhēng); 推動(dòng)管理工作信息化，抓住信息化普及和應(yīng)用的契機(jī)，積極依托辦公自動(dòng)化這一平臺(tái)，利用高新技術(shù)彌補(bǔ)傳統(tǒng)服務(wù)手段中存在的空白，并廣泛吸納各方反饋意見，及時(shí)靈活調(diào)整工作思路，從而提高服務(wù)效率。

3. 3 樹立創(chuàng)新意識(shí)，推動(dòng)辦公模式與管理模式的轉(zhuǎn)化創(chuàng)新精神既是推動(dòng)科研事業(yè)發(fā)展的主要?jiǎng)恿�，也是�?shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)化管理與服務(wù)的重要來源。在新時(shí)期，科研機(jī)構(gòu)行政管理部門要緊跟時(shí)代潮流變化，通過辦公模式和管理模式的轉(zhuǎn)變來提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。除強(qiáng)調(diào)工作的政治性與原則性之外，行政管理人員要走出辦公室的封閉環(huán)境，深入基層，調(diào)研學(xué)習(xí)，激發(fā)思維活力。在管理方式創(chuàng)新上，要積極進(jìn)行工作流程的優(yōu)化，改變過去粗放型的管理方式，探索精細(xì)化的管理路徑。在服務(wù)理念創(chuàng)新上，應(yīng)將過去的被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)樾滦蝿?shì)下的主動(dòng)服務(wù)，激發(fā)科研人員工作的熱情與創(chuàng)造的積極性。

3. 4 樹立規(guī)范意識(shí)，實(shí)現(xiàn)服務(wù)與管理的科學(xué)化實(shí)現(xiàn)服務(wù)與管理的科學(xué)化需要科研機(jī)構(gòu)行政管理部門在內(nèi)部職能、規(guī)章制度、自身形象多方面樹立規(guī)范意識(shí)，實(shí)現(xiàn)體制機(jī)制的規(guī)范化、建制化。從規(guī)范職能上看，需加強(qiáng)對(duì)行政管理部門內(nèi)部機(jī)構(gòu)的合理配置，通過崗位目標(biāo)管理的實(shí)施明確每個(gè)人員的工作目標(biāo)和崗位職責(zé)，做到各負(fù)其責(zé)，各司其職; 從制度規(guī)范上看，需加強(qiáng)建設(shè)各項(xiàng)規(guī)章制度，保證文稿印制、會(huì)務(wù)組織、電話通知、接待來訪等大量繁雜瑣碎事務(wù)的正常運(yùn)行; 從自身形象上看，應(yīng)通過建設(shè)部門文化和提升工作人員素質(zhì)入手，建立起良好的內(nèi)外口碑。

4 結(jié)論與建議

參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)是行政管理部門的基本職責(zé)，具體到新時(shí)期，具體到科研機(jī)構(gòu)，行政管理工作則呈現(xiàn)出自身的特點(diǎn)與存在的難題。適應(yīng)新形勢(shì)，把握規(guī)律特點(diǎn)，推動(dòng)科研機(jī)構(gòu)行政管理工作跨上新臺(tái)階，科研工作也將煥發(fā)新活力。