1 引言

當下，科技在全球經(jīng)濟發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用，黨的十八大明確提出創(chuàng)新驅動發(fā)展戰(zhàn)略，中國科學院作為科技國家隊的“火車頭”則在2014 年正式啟動“率先行動”計劃，致力于在2030 年全面實現(xiàn)“率先實現(xiàn)科學技術跨越發(fā)展，率先建成國家創(chuàng)新人才高地，率先建成國家高水平科技智庫，率先建設國際一流科研機構”的目標。另一方面，隨著內部科研體制改革的深入發(fā)展和外部社會環(huán)境的瞬息萬變，科研機構可謂機遇與挑戰(zhàn)并存。新時期，作為科技發(fā)展的重要支撐力量，科研行政管理部門如何適應這些變革，推進管理創(chuàng)新，提高創(chuàng)新能力，是現(xiàn)代科研機構必須面對的重要課題。多年來，中國科學院在管理體制和運行機制方面進行了一系列卓有成效的探索與改革，積累了豐富的管理改革和創(chuàng)新的經(jīng)驗，但總體上看，科研行政管理工作仍有待優(yōu)化提升。筆者將結合多年工作實踐經(jīng)驗對科研機構行政管理工作的主要職能、新時期呈現(xiàn)的新特點及面臨的挑戰(zhàn)以及如何化解難題提升工作能力與水平進行簡要探析。

2 理論與研究假設

2. 1 科研機構行政管理的主要職能

科研機構行政管理是一項系統(tǒng)工程，不僅涉及到其全局性工作，還關系到日常科研工作能否順利進行，總體而言，其職能主要包括以下幾個方面。

( 1) 組織協(xié)調，保證機構日常運轉�？蒲袡C構行政管理部門以科技活動為中心、科研人員為主體，是上級部門與科研人員之間溝通的橋梁和紐帶，關乎科研機構的日常運轉，其事務性工作主要包括接待來訪、辦公環(huán)境管理、日常事務管理、信息管理、辦公資源的采購與調配等幾個方面。接待來訪通過熱情周到、耐心細致、規(guī)范有序的工作有助于樹立機構良好形象; 辦公環(huán)境管理通過創(chuàng)造優(yōu)美、整潔、舒適的辦公環(huán)境提高科研人員的工作效率; 日常事務管理有助于保證科研工作分工明確、程序合理、有章可循; 信息管理通過信息的開發(fā)、利用、反饋，為科研決策提供依據(jù); 辦公資源的采購與調配則從合理調配與利用辦公資源為入口提高辦公資源的使用效率。

( 2) 項目管理，服務學科發(fā)展�？蒲许椖渴强萍紕�(chuàng)新的載體，科研項目管理則是科技創(chuàng)新的前提和保障，是科研機構行政管理部門的一項重要職責。如今越來越多的科研專家走上領導崗位，他們本身承擔著較為繁重的科研任務，無力顧及科研項目的全程管理。行政管理部門可在項目申請、立項論證、組織實施、檢查評估、驗收鑒定、成果申報、科技推廣、檔案入卷的全程管理中積極發(fā)揮輔助作用，將科研人員從一般事務性工作中解放出來，既能提高科研人員的工作效率，又能實現(xiàn)科研項目的制度化和科學化管理，促進科研項目目標的實現(xiàn)，服務科研機構的學科發(fā)展。

( 3) 溝通聯(lián)絡，加強內外合作交流。如今，科研機構逐漸從規(guī)模小、人員少、形式單一向規(guī)模擴大、人員增多、形式多樣化發(fā)展。高水平的行政管理工作有助于實現(xiàn)機構內部的良好溝通，使各部門相互理解、達成共識、配合密切，朝著共同的目標不斷努力，以強大的團隊凝聚力確保各項科研任務的高效完成。此外，隨著科技創(chuàng)新的不斷深入，學術交流合作的作用日益凸顯�？蒲袡C構行政管理部門可通過組織國際間合作交流，使科研人員及時了解相關領域的全球科研最新動態(tài); 組織不同領域間的交流合作，推動不同思想的碰撞，形成多領域、跨學科的研究成果; 組織重大科技項目間的合作交流，整合不同學科方向的優(yōu)勢力量，實現(xiàn)資源共享; 組織與企業(yè)間的合作交流，推動產業(yè)聯(lián)盟發(fā)展，促進科研成果產業(yè)化。

( 4) 監(jiān)督反饋，促進科研工作不斷優(yōu)化。近年來，黨中央、國務院對科技改革發(fā)展采取了一系列重大舉措，我國科技事業(yè)發(fā)展進入到最好的歷史時期。有些機構抓住這一良好條件改善科研條件、提高科研活動自主權，使得科技管理更加符合科研規(guī)律，有力推進了科技進步與創(chuàng)新，激發(fā)了廣大科技人員的創(chuàng)新活力。與此同時，一系列科研貪腐和學術不端行為的曝光也使科研經(jīng)費的安全和效率問題越來越受到公眾關注[3]�？蒲袡C構行政管理部門可發(fā)揮控制監(jiān)督職能，嚴格對照部門規(guī)章制度，糾正本部門人事、財務等方面的各種偏差，防犯于未然; 監(jiān)控過程中，還可向部門及時反饋各方動態(tài)、意見和建議，助力工作經(jīng)驗教訓的階段性總結，使科研工作保持正確的發(fā)展方向。

2. 2 科研機構行政管理呈現(xiàn)的新特點及面臨挑戰(zhàn)

新時期科研機構的行政管理工作出現(xiàn)了新的特點，也面臨更多挑戰(zhàn)，如果不能適應這一變革，將成為科技創(chuàng)新及科研體制改革的一大瓶頸。

( 1) 專業(yè)性強———如何服務到位?絕大多數(shù)科研機構是以腦力勞動為主體的知識密集型組織，行業(yè)專業(yè)性強，專業(yè)技術人員居多，大多數(shù)科研機構領導都是專業(yè)出身，而且還兼顧專業(yè)技術工作，甚至是某方面的專家，這也給相關行政管理人員的工作水平提出相當高的要求。如何精準領會科研人員的意圖? 如何快速高效地提供到位的服務? 這要求行政管理人員具備過硬的專業(yè)素質，能集多種能力于一身，既能熟練處理各種日常事務，還能掌握科研相關的專業(yè)背景知識，不斷拓寬知識領域，更新知識結構。

( 2) 回旋余地小———如何又快又好處理事務?科研機構行政管理部門多數(shù)直接面對本部門一線職工，直接辦理事務、處理問題，難度較大，沒有回旋的余地。而新時期，外部環(huán)境瞬息萬變，各種事件突發(fā); 機構內各部門利益多元化，科研人員需求日益多層次、多樣化，不僅僅滿足于科研工作得以正常運轉，還希望能夠運轉得高效、運轉出成效，工作得順手、生活得舒心。如果行政管理部門不能掌握政策、把握原則、了解事情、服務周到，及時地反饋與解決各種利益訴求，科研人員的工作積極性難免受到影響，科研工作也難以持續(xù)有序地展開。

( 3) 繁瑣龐雜———如何協(xié)調好多方關系?在科研機構，行政管理部門起著承上啟下、聯(lián)系左右和協(xié)調各方的作用，行政管理水平的好壞直接關系到機構的全局性工作的好壞。如果把每個科研部門比作一個小家庭，那么行政管理部門就是這個家庭的大管家，工作瑣碎繁雜，獨立的事情很多，牽頭的事情不少，每天都有新任務，每天都有新征程，且許多工作不顯山不露水，忙忙碌碌，默默無聞。如何在分類管理的基礎上協(xié)同分工、明確職責，分重點、分主次地將重點工作、主要工作圓滿完成，是行政管理部門面臨的一大考驗。

( 4) 政務性、原則性、嚴謹性要求極高———如何平衡計劃性與靈活性?隨著我國科研體制的改革和深入發(fā)展，科研機構在自身發(fā)展目標、運行機制、人才培養(yǎng)和管理方式等方面都發(fā)生了較為深刻的變化。行政管理部門對上對下對內對外涉及面廣，說話、處事、行文代表單位，代表領導，政策性、原則性、嚴謹性要求極高。如有些科研機構從事的許多重大課題屬于國家機密，行政管理人員應提高保密意識，采取適當措施防止科研信息的外泄。行政管理人員必須具有很高的政治素養(yǎng)和專業(yè)技能，并對本單位實際情況了熟于心，做到計劃性與靈活性相結合，才能“隨心所欲而不逾矩”。

3 實證分析

對現(xiàn)代科研機構而言，行政管理創(chuàng)新的能力和水平對其科技創(chuàng)新能力的持續(xù)發(fā)展起著重要的保證和促進作用。新時期，相關職能部門需要樹立服務、專業(yè)、創(chuàng)新、規(guī)范四大意識，不斷提高工作效率，保證科研機構的高效運行。

3. 1 樹立服務意識，做好全方位全能型助手服務是行政工作的根本，科研機構行政管理部門要做好全能型助手，充分發(fā)揮“橋梁”和“紐帶”的作用: 對上要做好領導班子的參謀助手，對下要做好基層的服務助手，對內要做好管理助手，對外要做好協(xié)調助手。具體而言，在管理方面，要對經(jīng)辦的檔案及材料認真核對，精益求精; 在協(xié)調方面，需耐心做好與各方的溝通，不能只做領導的傳話筒，以權壓人; 溝通過程中，應親切認真，耐心處理問題、化解矛盾; 服務過程中，應堅持“大事小事認真辦，分內事情立即辦，分外事情協(xié)調辦，一切事情依法辦”的辦事準則，做到身邊無小事、事事都認真、心中有責任、凡事要盡責。

3. 2 樹立專業(yè)意識，加強理論與實踐學習樹立專業(yè)意識既指面對專業(yè)技術人員需掌握相關領域專業(yè)知識，也指服務方式需具備專業(yè)水準�？蒲袡C構行政管理部門要重視工作人員的業(yè)務培訓和學習，通過引導其不斷學習專業(yè)知識與業(yè)務技能來提供全體人員整體素養(yǎng); 加強對現(xiàn)代化管理人才的培訓，選拔高素質、高技能的專業(yè)人才到行政管理崗位開展良性競爭; 推動管理工作信息化，抓住信息化普及和應用的契機，積極依托辦公自動化這一平臺，利用高新技術彌補傳統(tǒng)服務手段中存在的空白，并廣泛吸納各方反饋意見，及時靈活調整工作思路，從而提高服務效率。

3. 3 樹立創(chuàng)新意識，推動辦公模式與管理模式的轉化創(chuàng)新精神既是推動科研事業(yè)發(fā)展的主要動力，也是實現(xiàn)優(yōu)質化管理與服務的重要來源。在新時期，科研機構行政管理部門要緊跟時代潮流變化，通過辦公模式和管理模式的轉變來提高工作效率和服務質量。除強調工作的政治性與原則性之外，行政管理人員要走出辦公室的封閉環(huán)境，深入基層，調研學習，激發(fā)思維活力。在管理方式創(chuàng)新上，要積極進行工作流程的優(yōu)化，改變過去粗放型的管理方式，探索精細化的管理路徑。在服務理念創(chuàng)新上，應將過去的被動服務轉變?yōu)樾滦蝿菹碌闹鲃臃�務，激發(fā)科研人員工作的熱情與創(chuàng)造的積極性。

3. 4 樹立規(guī)范意識，實現(xiàn)服務與管理的科學化實現(xiàn)服務與管理的科學化需要科研機構行政管理部門在內部職能、規(guī)章制度、自身形象多方面樹立規(guī)范意識，實現(xiàn)體制機制的規(guī)范化、建制化。從規(guī)范職能上看，需加強對行政管理部門內部機構的合理配置，通過崗位目標管理的實施明確每個人員的工作目標和崗位職責，做到各負其責，各司其職; 從制度規(guī)范上看，需加強建設各項規(guī)章制度，保證文稿印制、會務組織、電話通知、接待來訪等大量繁雜瑣碎事務的正常運行; 從自身形象上看，應通過建設部門文化和提升工作人員素質入手，建立起良好的內外口碑。

4 結論與建議

參與政務、管理事務、搞好服務是行政管理部門的基本職責，具體到新時期，具體到科研機構，行政管理工作則呈現(xiàn)出自身的特點與存在的難題。適應新形勢，把握規(guī)律特點，推動科研機構行政管理工作跨上新臺階，科研工作也將煥發(fā)新活力。